POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE VERITY GESTION DES RÉCLAMATIONS
Verity Gestion des Réclamations (« Verity ») respecte la confidentialité des renseignements personnels. La présente politique de confidentialité s’applique aux renseignements personnels que Verity collecte, utilise ou communique dans le cadre de l’offre de ses services de gestion/enquêtes sur les déclarations de sinistre.
Qu’entend-on par « renseignements personnels »?
On entend par « renseignements personnels » les renseignements concernant une personne identifiable, y compris le nom, la date de naissance et l’âge. Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation. Les renseignements personnels peuvent également comprendre des renseignements liés à la relation d’une personne avec Verity ou découlant de celle-ci (par exemple, les renseignements communiqués au cours du processus de gestion/d’enquête sur les litiges).
Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels
Verity collecte, utilise et, dans certains cas, communique des renseignements personnels dans le cadre de ses services de déclarations de sinistre aux assureurs. Ces services de déclarations de sinistre comprennent l’enquête sur les déclarations de sinistre, l’administration des déclarations, les services de signalement des déclarations de sinistre, ainsi que la prévention et l’identification de la fraude, dont les activités sont menées au nom d’un ou plusieurs assureurs. Ces services comprennent également des services consultatifs sur la gestion des risques.
Verity ne collectera que les renseignements personnels qui sont nécessaires pour l’exécution de ses services de déclarations de sinistre. Verity devra, dans la mesure du possible, collecter les renseignements personnels directement auprès des personnes que ces renseignements concernent. Au besoin, Verity peut collecter, vérifier ou échanger des renseignements avec des sources et/ou des organisations indépendantes et avec l’assureur qui l’a engagée pour fournir des services de déclarations de sinistre.
Parfois dans l’exécution des services de déclarations de sinistre, Verity (ou un assureur pertinent) peut utiliser ou communiquer des renseignements personnels afin de respecter les exigences légales et réglementaires et à des fins statistiques. Dans le cas d’une déclaration de sinistre, les individus peuvent s’attendre à ce que Verity communique à l’assureur concerné par la déclaration de sinistre tous les renseignements liés à cette déclaration.
Verity peut également communiquer des renseignements concernant les déclarations de sinistres à l’Institut canadien des évaluateurs, mais dans ce cas, elle le fera de manière totalement anonymisée et uniquement à des fins éducatives ou en vue de formation et de prévention des pertes.
De plus, Verity peut communiquer des renseignements personnels aux fournisseurs de service de tierces parties qui leur offrent des services. Verity exige que tous ces fournisseurs de service préservent la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels et disposent de politiques de confidentialité et des normes de sécurité concernant les renseignements personnels comparables à celles de Verity.
Dans certains cas, les renseignements personnels en notre possession ou sous notre contrôle peuvent être conservés, traités ou consultés dans ou depuis une juridiction étrangère, et dès lors, être accessibles au gouvernement, aux tribunaux, aux organismes d’application de la loi ou à des organismes réglementaires de cette juridiction étrangère au travers de sa législation.
Verity ne pourra pas échanger, vendre ou louer des renseignements personnels à des tierces parties.
Consentement
Verity doit obtenir le consentement pour la collecte, l’utilisation et/ou la communication de renseignements personnels, à moins qu’il ne soit approprié de le faire. Les renseignements personnels ne seront pas utilisés sans consentement à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été collectés. Si Verity souhaite utiliser des renseignements personnels à de nouvelles fins ou des fins additionnelles, elle obtiendra le consentement à cet égard avant de procéder.
Accès aux renseignements personnels et exactitude de ceux-ci
Verity mettra tout en œuvre pour s’assurer de l’exactitude des renseignements personnels qu’elle collecte. Toutefois, Verity compte sur les personnes pour l’aviser de tous changements de leurs renseignements personnels.
Les personnes ont le droit de consulter et de mettre à jour leurs renseignements personnels qui sont sous la garde et le contrôle de Verity et d’en corriger les erreurs, sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi. Si une personne souhaite mettre à jour des renseignements personnels qui sont en possession de Verity, demande à accéder ou à corriger ces renseignements, ou a des demandes ou des plaintes, elle doit communiquer avec Verity à l’adresse indiquée ci-dessous. Verity devra vérifier l’identité de la personne avant de communiquer les renseignements personnels détenus par Verity.
Verity pourrait ne pas être en mesure d’offrir un accès aux renseignements personnels si ceux-ci ne peuvent pas être séparés des dossiers d’autres personnes, ne peuvent pas être communiqués pour des raisons de sécurité ou de confidentialité commerciale, ou sont protégés par des privilèges légaux. Si Verity ne peut pas accéder aux renseignements personnels, elle indiquera les raisons pour lesquelles l’accès est refusé, à moins que la loi ne l’interdise.
Ce type de demandes n’engendre pas de frais à moins que la personne ne demande des copies des enregistrements. Le cas échéant, Verity indiquera le coût avant de copier ces enregistrements.
Sécurité des renseignements personnels
Verity a adopté des mesures en matière de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements afin de protéger les renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la perte ou le vol. L’accès aux renseignements personnels est limité aux employés et aux représentants de Verity et à ceux de l’assureur qui a engagé Verity dans le cadre d’une déclaration de sinistre et qui doivent avoir accès à ces renseignements pour gérer l’assurance et les services connexes.
Verity ne conservera les renseignements personnels qu’aussi longtemps qu’ils sont nécessaires pour réaliser le but pour lequel ils ont été collectés. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Verity prendra des mesures pour les détruire ou les rendre anonymes conformément aux exigences de l’assureur au nom duquel agit Verity. Certains renseignements personnels peuvent être conservés de manière indéfinie en fonction de l’exposition continue à des déclarations de sinistre potentielles et des exigences d’un assureur qui a engagé Verity.
Contacter Verity
Les questions concernant la politique de confidentialité de Verity ou les demandes de correction ou de révision des renseignements personnels doivent être adressées au chef de la protection des renseignements personnels de Verity aux coordonnées suivantes :
Katja Kim
Chef de la protection des renseignements personnels
1860 Appleby Line-Suite 420
Burlington, Ontario
L7L 7H7
647-884-5065
Courriel : KatjaK@verityclaims.ca
Modifications de la politique de confidentialité
Le site Web de Verity présentera la toute dernière version de la présente politique de confidentialité. Il convient de vérifier régulièrement s’il y a eu des modifications.
Date de la dernière mise à jour : 1er juin 2017